Come realizzare un PowerPoint accessibile

Uno degli strumenti più utilizzati nell’era digitale e la diapositiva o “slide”, pagina digitale caratterizzata da testo, immagini, audio, video, in genere realizzata tramite lo strumento PowerPoint di Microsoft. Realizziamo slide in occasioni di presentazioni, eventi, didattica, tutorial, informazioni, suggerimenti,… comunicazioni di ogni genere.

Molti di noi nell’utilizzare Microsoft Word nella redazione di documenti conoscono la funzionalità “Revisione – Editor” che permette di intercettare errori di ortografia e grammatica ma, a mio parere, pochi di voi conoscono la funzionalità “Revisione – Verifica accessibilità” di PowerPoint utile per verificare l’impatto della vostra presentazione/lezione. O almeno così sembra vedendo le presentazioni PowerPoint presenti in giro.

Prima di approfondire questa funzionalità è necessario fornirvi alcuni indispensabili, semplici, consigli da seguire per realizzare un PowerPoint accessibile:

  • Usate per i vostri PowerPoint caratteri ben leggibili, possibilmente grandi, ben evidenti, almeno 18 punti. Anche il carattere (font) deve essere ben leggibile, ad esempio Calibri o Verdana, non usate font troppo arzigogolati.
  • Utilizzate uno sfondo bianco o comunque garantite un buon contrasto tra testo e sfondo.
  • Posizionate i contenuti in modo ordinato, strutturato, non affollate la pagina. Se necessario potete completare la presentazione con un articolo, un allegato, oppure con link che rimandano ad altre fonti o contenuti. Non è necessario inserire nelle vostre slide tutto lo scibile sull’argomento trattato. Probabilmente non ci sarà neanche il tempo di leggere tutto.
  • Utilizzate un’ampia interlinea, lasciate spazio tra le righe.
  • In caso di testi molto lunghi provate a trasformarli in una lista punti, più leggibile sequenzialmente.
  • Evitate l’utilizzo di animazioni e transizioni; sia al fine di facilitare la visione ad utenti diversamente abili, con difficoltà visive, sia per garantirvi una copia in formato PDF della stessa presentazione, copia che va sempre portata con sé, può capitare infatti di presentare le slide a fronte di uno schermo o di un PC non standard, meglio avere un “doppio formato” in grado di garantire coerenza e leggibilità. L’imprevisto è sempre dietro l’angolo.
  • Non variate eccessivamente il modello di pagina tra una slide all’altra, date continuità nei posizionamenti dei testi e nella struttura della slide tra una pagina e l’altra. In modo da non richiedere una rivisitazione visiva della pagina ad ogni passaggio. Condizione particolarmente importante in caso di slide spiegate velocemente.

Questi primi consigli portano già ad una prima, importante, conclusione: La semplicità è un traguardo, un punto di arrivo.

Date la possibilità, a tutti, di comprendere appieno la vostra presentazione o lezione.

Realizzare slide eccessivamente colorate, sovraffollate, testi ovunque di cui non si intuisce la sequenza di lettura, immagini ed effetti, implica non avere compreso appieno il ruolo dello strumento PowerPoint, gli spazi digitali, le modalità d’uso e le dinamiche di comunicazione verso il pubblico, il vostro pubblico.

Non dovete dimostrare la vostra conoscenza di PowerPoint, non dovete utilizzare assieme tutte le potenzialità di questo strumento. Pensate all’eventuale presenza, nel vostro pubblico, di persone con ridotta capacità nel percepire i colori, minore percezione del contrasto, campo visivo ridotto, deficit di attenzione, …

Gestite al meglio le immagini, i disegni e gli elementi multimediali:

  • Inserite testo alternativo in corrispondenza di immagini, ovvero una semplice, sintetica, descrizione. Risulterà particolarmente utile a chi utilizzerà uno strumento che interpreta/legge la pagina. Una persona che non visualizza l’immagine potrà comunque intuire di cosa si tratta.
  • Inserite sottotitoli in corrispondenza di audio o video.
  • Inserite un’intestazione in caso di tabella.

Ma soprattutto utilizzate l’assistente accessibilità di PowerPoint, raggiungibile tramite il menu “Revisione” e la funzione “Verifica Accessibilità”, seguite le indicazioni e applicate le correzioni suggerite dall’assistente.

Tra le importanti funzionalità fornite da PowerPoint evidenzio:

  • Verifica ordine di lettura” indispensabile sia per favorire la lettura sequenziale tramite strumenti che interpretano la pagina, altresì utile anche per chi assiste alla lezione/spiegazione/evento per acquisire nel giusto ordine i concetti.
  • Testo alternativo” con possibilità di far aggiungere a PowerPoint “descrizioni” in modo semi-automatico grazie alla funzionalità di riconoscimento immagini integrata. Ovviamente è necessario verificare le descrizioni generate, vi consiglio di supervisionarle ed applicare poi il check/bollino “Approva testo alternativo”.

Ma perché mai un Blog di sociologia come questo dovrebbe trasformarsi in un tutorial che spiega come realizzare un PowerPoint accessibile?

Semplice, siamo nella prima fase digitale, ai primordi, siamo tutti autodidatti. Nell’imparare da soli ad utilizzare questi strumenti informatici ci siamo fatti travolgere dalle opportunità e, cosa più importante, abbiamo dimenticato che esistono tante tipologie di utenti, di pubblico.

Vi dirò di più, realizzare uno slideshow ricco di eccessi è una forma di digital divide, di divario dovuto alla mancata consapevolezza nell’utilizzo di uno strumento di questo tipo e nelle conseguenze determinate da un errato uso.

La realizzazione di un Powerpoint non inclusivo dimostra un divario antropologico in ambito digitale.

Chi realizza un PowerPoint “non per tutti” non solo non è “digitalmente al passo coi tempi” ma è “digitalmente indietro”.

Volete altri esempi di digital divide che ci coinvolgono tutti?

  • Utilizziamo le e-mail come chat, inviamo decine di e-mail con un “ok”, o un “sì” o una domanda stringata. Le e-mail o “lettere”, come le chiamavamo una volta, non sono instant messenger, sono strumenti di comunicazione che implicano un contenuto strutturato, legato ad argomento. Perché inviarne a pioggia?
  • Viceversa, in altri casi riempiamo le e-mail di allegati senza utilizzare uno spazio cloud per la condivisione file, in questo modo appesantiamo inutilmente la comunicazione.
  • Facciamo decine di call tramite meeting-platform, questi strumenti, potentissimi, utilissimi, dal post-pandemia ci hanno travolto. Si comunica troppo online e poco, pochissimo di persona, con evidenti regressioni in fase formativa, di affiancamento e nella risoluzione dei problemi più complessi che richiedono, indispensabilmente, empatia, il contatto “di persona”.
  • Ci sentiamo in dovere di reagire ad ogni beep del nostro smartphone o del nostro Personal Computer, anche se stiamo facendo altro, anche se, fatto particolarmente grave, siamo alla guida della nostra auto. Di tutti i comportamenti digitali errati questo, oltre ad essere particolarmente pericoloso, è quello che mi stupisce di più.

Parliamo spesso di digital divide, l’esempio più frequentemente citato è quello di un novantenne che non riesce ad accedere tramite le proprie credenziali per prenotare una visita medica, se invece l’utilizzo errato più diffuso fosse nella condivisione massiva delle informazioni? nella creazione di documenti o comunicazioni digitali inutilmente complesse? nell’eccesso di reattività?

Il primo passo nella giusta direzione è la realizzazione di contenuti digitali inclusivi; mettete in discussione il vostro metodo di comunicazione, le modalità di replica, i tempi di reazione e la quantità di informazioni che state scambiando, a maggior ragione se tutto ciò non vi permette il pieno coinvolgimento di tutte le tipologie di utenti.

Mondoduepuntozero